不要急著找「答案」,而要找「問題」
若想要解決問題,必須看清楚引發問題的「原因結構」
就像這樣,先決定要思考哪些問題。應該思考的問題稱為「論點」。無論是在會議中討論或是一個人思考時,請都先找出「問題」(論點)。
各位在解決問題時,會思考些什麼事情呢?
假設現在面臨「提案比稿的得標率下降」問題。
這時候就算開始檢討「如何提出更好的比稿作品」等解決對策(答案),思考方向也會脫離正軌,例如「應該花更多的時間在提案內容上」、「競爭對手的概念很周詳」等,陷入無法鎖定焦點的狀況。
「三秒選擇,兩秒決定」的人不會一下子就想找出答案。他們會先考慮應該假設什麼「問題」才能進行有意義的思考。
例如以下的問題……
「得標率具體的下降程度如何?」
「競爭對手的提案方式是否有改變?」
「客戶的期望、需求是否有變化?」
「提案內容是否有不符合時代趨勢的部分?」
「應該改變提案的哪個部分?」
就像這樣,先決定要思考哪些問題。應該思考的問題稱為「論點」。無論是在會議中討論或是一個人思考時,請都先找出「問題」(論點)吧。
以「現狀」、「理想」、「原因」、「解決對策」等四個方向掌握問題本質
前面提過先思考「問題」(論點)的重要性了,不過發生一般的問題時,希望各位要思考以下四個面向。
①現狀:目前問題的狀況為何?
②理想: 未來的理想狀況為何?
③原因:「現狀」無法達到「理想狀況」的原因為何?
④解決對策:脫離「現狀」以接近「理想」的解決對策為何?
舉例來說,現在有個問題是「業務員總是不參加新商品的說明會」,我們試著根據上述四個面向來思考看看吧。
「①現狀:新商品發表的前一週,下午三點舉辦說明會,但是參加人數不到三成」→「②理想:九成的業務員都會出席」→「③原因:說明會的時間是業務員的業務活動時間,所以很難參加」→「④解決對策:說明會分為上午八點與下午六點等兩場」。
基本上,所謂解決問題就是把現狀改變為理想狀態,所以首先要確實掌握現狀與理想狀態。
還有,一定有一個原因造成陷入現狀的問題而無法達到理想狀態。以上述的例子來說,如果不考慮業務員的工作時間就擬定解決對策,這樣出席人數一樣不會增加吧。若想要找出切中要害的解決對策,請先鎖定原因之後再來思考解決對策吧。
排出前提條件的優先順序,避免限制創意的發想
委託者一開始說「全權交給你」,結果帶著草案簡報後,對方卻說「沒有這麼多的預算」、「這個功能不可以拿掉」等條件,你是否曾經因此而感到困擾呢?
委託者一開始說「全權交給你」,結果帶著草案簡報後,對方卻說「沒有這麼多的預算」、「這個功能不可以拿掉」等條件,你是否曾經因此而感到困擾呢?
這是委託者擔心限制太多會使得受託者難以發揮所長,所以才會說「全權交給你」,問題就是這樣產生的。
像這樣的時候,如果聽話照辦任憑自己想像,提案一定會失敗。所以應該先打探對方的真實情況,例如「預算以一般的情況來算比較好吧?」、「是不是考慮留下某些功能?」等等。
相反地,也有條件限制太多以致於難以發揮想像力。
像這種時候,請對方先決定前提條件的優先順序吧。可以請委託者「排列這些條件的重要順序」。然後,思考時把前提條件區分為「必須」(必備條件)與「較好」(可以的話盡量符合)等兩大類。
如果這麼做還是很困難的話,就帶著「刪除條件A的方案」與「刪除條件B的方案」讓委託者挑選,這也是可行的做法。
任何工作都一定有某些限制。在所有的限制中,如何做出最佳成果才是勝負的關鍵。
反覆思考原因的本質以找出解決對策
若想要解決問題,必須看清楚引發問題產生的「原因結構」。
像這樣原因與結果的關係稱為「因果關係」。原因一定比結果更早發生,如果除去原因就不會產生結果。
困難點在於這個因果關係是真的存在嗎?
例如「由於下屬工作缺乏幹勁(原因),所以主管老是盯他(結果)」,像這種情況也可能是「由於主管老是盯著下屬(原因),導致下屬的工作熱情逐漸冷卻(結果)」。
這就是原因與結果顛倒的情況。
或者「由於評量制度只有管理階級適用成果評量,下屬就算工作有成果,薪水也不會因此而增加(原因),所以下屬失去工作幹勁(結果1),主管也一直盯著下屬交出成績(結果2)。」
總之,很可能原因是其他事情,而「下屬失去工作幹勁」與「主管一直盯著下屬交出成績」剛好都是受到影響而產生的結果而已。如果誤判原因,解決對策就會失準。能否預測切中要害的解決對策,徹底找出引發結果的真正原因非常重要。
針對複雜問題要先寫下惡性循環的狀況再來思考
遇到長久以來一直沒有解決的問題時,由於原因與結果互相影響,所以形成不知從何下手的狀態。
例如某家店舖的商品變舊了而不好賣,所以商品越放越舊,於是就更賣不出去。
雖然這樣產生了一個「惡性循環」,不過只要找出這個循環的「原因與結果的結構」,就能夠看出應該從何處著手處理。
像這個例子的情況,推測只能處理舊商品換一批新商品,以中止惡性循環的狀態。
思考新的企畫案時,很容易希望所有的想法都是自己原創的。
就算腦中浮現新點子,一旦想到「以前也曾經有過同樣的概念」,很容易就會放棄這個創意的題材。
如果想法有類似的要素就放棄,那麼無論是推特、臉書或Line,都一樣是「朋友們很容易透過網路連結的工具,一點都不新鮮」,這些社群網站可能就永遠不會出現在市面上了。
如前所述,「所謂創意就是重新組合既有的要素」。完全不必要無中生有。
思考創意時,必須具備兩個觀點。那就是「發現問題的觀點」(發現問題)與「解決問題的觀點」(解決問題)。
想出好的企畫案或新商品的訣竅就是發現生活周遭既存的問題,以及從其他業界的案例找到解決問題的線索,藉此產生高獨創性的創意。
「問題要靠自己挖掘,解決對策則要模仿其他業界」,以這樣的原則思考。
各位目前手中的工作有沒有什麼問題呢?還有,其他業界或服務是否存在著解決該問題的線索呢?
〈本文選自全書 李幸臻 整理〉
作者:
下地寬也(Shimoji Kanya)
一九六九年生,KOKUYO(國譽)家具股份有限公司研習單位「Skill Park」的資深訓練員,畢業於千葉大學工學部工業意匠學科,前往美國的室內設計事務所深造辦公空間設計,從事工作環境與員工行動(創造性、溝通能力、意識型態等等)的分析研究。
二○○三年進入KOKUYO研習單位,主要負責法人企業改革顧問、人才培育與員工訓練,同時負責KOKUYO集團的人才培育的企畫與執行。著有《1分鐘簡報法:日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的終極簡報術》(商周出版)。
若想要解決問題,必須看清楚引發問題產生的「原因結構」。
舉例來說,這三個月來商品A的銷售量持續下降。調查之後發現原來是「競爭商品X」三個月前開始暢銷,而影響了A的銷售量。如果沒有發現其他原因,那麼競爭商品X暢銷極可能就是原因,而自家商品A的銷售量減少就是結果。
像這樣原因與結果的關係稱為「因果關係」。原因一定比結果更早發生,如果除去原因就不會產生結果。
困難點在於這個因果關係是真的存在嗎?
例如「由於下屬工作缺乏幹勁(原因),所以主管老是盯他(結果)」,像這種情況也可能是「由於主管老是盯著下屬(原因),導致下屬的工作熱情逐漸冷卻(結果)」。
這就是原因與結果顛倒的情況。
或者「由於評量制度只有管理階級適用成果評量,下屬就算工作有成果,薪水也不會因此而增加(原因),所以下屬失去工作幹勁(結果1),主管也一直盯著下屬交出成績(結果2)。」
總之,很可能原因是其他事情,而「下屬失去工作幹勁」與「主管一直盯著下屬交出成績」剛好都是受到影響而產生的結果而已。如果誤判原因,解決對策就會失準。能否預測切中要害的解決對策,徹底找出引發結果的真正原因非常重要。
針對複雜問題要先寫下惡性循環的狀況再來思考
遇到長久以來一直沒有解決的問題時,由於原因與結果互相影響,所以形成不知從何下手的狀態。
例如某家店舖的商品變舊了而不好賣,所以商品越放越舊,於是就更賣不出去。
雖然這樣產生了一個「惡性循環」,不過只要找出這個循環的「原因與結果的結構」,就能夠看出應該從何處著手處理。
像這個例子的情況,推測只能處理舊商品換一批新商品,以中止惡性循環的狀態。
然而,許多狀況感覺像是惡性循環,但是卻難以發現到底是怎麼形成的。像這種時候,請在紙上寫下實際上的循環狀態。
例如以下的感覺:
「工作忙碌→無法參加研習課程→沒有吸收相關知識→被競爭對手打敗而流失客戶→增加拜訪新客戶的次數→更加忙碌」。
一旦寫在紙上就很容易瞭解問題的相關性。接著看出原因的結構之後,再思考要從何處著手處理。大部分的情況應該可以分為能夠處理與無法處理等兩類。
如果結論中有原創想法,做法就算模仿他人也無妨
例如以下的感覺:
「工作忙碌→無法參加研習課程→沒有吸收相關知識→被競爭對手打敗而流失客戶→增加拜訪新客戶的次數→更加忙碌」。
一旦寫在紙上就很容易瞭解問題的相關性。接著看出原因的結構之後,再思考要從何處著手處理。大部分的情況應該可以分為能夠處理與無法處理等兩類。
如果結論中有原創想法,做法就算模仿他人也無妨
思考新的企畫案時,很容易希望所有的想法都是自己原創的。
就算腦中浮現新點子,一旦想到「以前也曾經有過同樣的概念」,很容易就會放棄這個創意的題材。
如果想法有類似的要素就放棄,那麼無論是推特、臉書或Line,都一樣是「朋友們很容易透過網路連結的工具,一點都不新鮮」,這些社群網站可能就永遠不會出現在市面上了。
如前所述,「所謂創意就是重新組合既有的要素」。完全不必要無中生有。
思考創意時,必須具備兩個觀點。那就是「發現問題的觀點」(發現問題)與「解決問題的觀點」(解決問題)。
想出好的企畫案或新商品的訣竅就是發現生活周遭既存的問題,以及從其他業界的案例找到解決問題的線索,藉此產生高獨創性的創意。
「問題要靠自己挖掘,解決對策則要模仿其他業界」,以這樣的原則思考。
各位目前手中的工作有沒有什麼問題呢?還有,其他業界或服務是否存在著解決該問題的線索呢?
〈本文選自全書 李幸臻 整理〉
作者:
下地寬也(Shimoji Kanya)
一九六九年生,KOKUYO(國譽)家具股份有限公司研習單位「Skill Park」的資深訓練員,畢業於千葉大學工學部工業意匠學科,前往美國的室內設計事務所深造辦公空間設計,從事工作環境與員工行動(創造性、溝通能力、意識型態等等)的分析研究。
二○○三年進入KOKUYO研習單位,主要負責法人企業改革顧問、人才培育與員工訓練,同時負責KOKUYO集團的人才培育的企畫與執行。著有《1分鐘簡報法:日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的終極簡報術》(商周出版)。